Kallelse
Enligt stadgarna ska kallelse till årsmötet publiceras minst en månad i förväg. Årsmötet hålls alltid den 1 maj. Kallelsen anslås enligt praxis på ångbåtsbryggan i Sandhamn. Inga enskilda kallelser skickas ut.
Motioner
Motioner kan en endast lämnas av registrerade medlemmar och ska vara styrelsen tillhanda senast den sista februari.
Om du vill ändra en motion innan årsmötet kan du föreslå ändringar direkt till motionens författare. Om de godkänner ändringarna behandlas motionen i reviderad form. Om de inte godkänner ändringarna kan du på stämman lägga fram ditt ändringsförslag som en separat motion, varpå en omröstning sker mellan originalförslaget och det nya förslaget.
Vid vissa omröstningar, där två alternativ ställs mot varandra, räknas inte nedlagda röster. Beslut behöver oftast bekräftas av årsmötet genom en majoritetsomröstning.
Fullmakter
Medlemmars rösträtt kan utövas genom ombud med fullmakt.
Enligt stadgarna gäller följande för ombud och fullmakter:
Antal fullmakter: Ett ombud får endast företräda en annan medlem. Det innebär att ombudet kan rösta för sin egen räkning och för en ytterligare medlem genom fullmakt.
Skriftlig fullmakt: Ombudet ska ha en skriftlig, daterad och undertecknad fullmakt från den medlem som företräds. Fullmakten bör ange vilket möte den avser och gäller för det aktuella mötet (högst ett år gammal).
Delägare i fastighet: Om en fastighet ägs av flera personer (t.ex. makar, syskon och andra släktingar) utgör dessa tillsammans en medlem och har gemensamt en röst. Enligt lagen om förvaltning av samfälligheter kan en av delägarna företräda de övriga utan särskild fullmakt. Det rekommenderas dock att delägarna är överens om vem som företräder fastigheten och dokumenterar sitt samtycke skriftligt för att undvika eventuella missförstånd.
Yttrande, förslags- och rösträtt
Yttranderätt – Alla närvarande har yttranderätt på mötet.
Förslagsrätt – (yrkanden, ändringsförslag, tilläggsförslag) Endast registrerade medlemmar som har betalat sin årsavgift eller ombud med giltig fullmakt, styrelsen, mötesordförande, revisor har förslagsrätt. Övriga närvarande – Icke-medlemmar och inbjudna gäster har generellt inte förslagsrätt om i mötesordföranden uttryckligen medger det.
Rösträtt – Endast registrerade medlemmar som finns med i den av årsmötet fastställda röstlängden och som har betalat sin årsavgift eller ombud med giltig fullmakt
Talarlista och replik
För att begära ordet räcker du upp handen. Mötesordföranden fördelar ordet enligt talarlistan, där de som talar för första gången får företräde.
Om du blir medvetet misstolkad eller personligt angripen kan du begära replik. En replik är ett kort genmäle och bryter talarlistan. Mötesordföranden beslutar om replik beviljas. Vid behov kan även kontrareplik ges enligt samma princip.
Omröstning
Mötesordföranden presenterar inkomna förslag och beslutar i vilken ordning de behandlas (propositionsordning). Styrelsens förslag är huvudförslag om mötet inte beslutar annat.
Omröstningar sker enligt följande:
Acklamation – Beslut fattas genom ja-rop. Mötesordföranden avgör vilket förslag som fått majoritet och bekräftar beslutet med klubbslag.
Rösträkning (votering) – Om någon begär det, sker en formell rösträkning med röstkort.
Röstgranskning – Om ytterligare noggrannhet krävs, genomförs röstning genom upprop av röstlängden.
Beslut
Beslut på årsmötet fattas oftast med enkel majoritet, vilket innebär att mer än hälften av de närvarande röstberättigade måste rösta för ett förslag för att det ska antas. Nedlagda röster räknas som avslag.
Personval
Styrelsen väljs genom om- eller nyval varje år.
Ledamöter väljs på två år, enligt omlottprincipen för att säkerställa kontinuitet.
Suppleanter väljs på ett år.
Ordförande väljs varje år.
Vid personval med fler kandidater än platser kan sluten omröstning genomföras. Representanterna röstar då via röstsedlar, som måste innehålla exakt det antal namn valet gäller.